مؤتمرات الفيديو هي أداة حيوية للشركات من جميع الأحجام. تسمح لزملاء العمل بالاتصال والتعاون بغض النظر عن موقعهم. باستخدام مؤتمرات الفيديو، يمكن للشركات توفير المال على تكاليف السفر وتحسين الاتصال والعمل الجماعي. و يمكن القيام بذلك من خلال مجموعة متنوعة من الأنظمة الأساسية، بما في ذلك Skype و Zoom ومؤتمرات الفيديو Hangouts. ليس هناك شك في أن مؤتمرات الفيديو أصبحت جزءًا مهم الآن. فهي تساعد على بناء العلاقات وتحسين الإنتاجية، كما أنها فعالة من حيث التكلفة و متعددة الاستخدامات، بالإضافة إلى أنها طريقة آمنة و سهلة الاستخدام. مكالمات الفيديو لها العديد من الفوائد مثل مقابلة أفراد الحديث وجها لوجه في الوقت الفعلي، مما يساعد في التواصل بشكل جيد، كما أنها تبقى طريقة فعالة لاجتماعات الفرق، لأنها تسمح بمشاركة المستندات والعروض التقديمية بسهولة. ومع ذلك، لا تزال هناك بعض الأخطاء التي يرتكبها الأشخاص عند إجراء مؤتمرات الفيديو. في هذه التدوينة، سنشارك معك بعض الأخطاء التي يجب عليك تجنبها أثناء عقد مؤتمرات الفيديو.
نحتاج إلى مؤتمرات الفيديو لأنها تساعدنا على التواصل مع الأشخاص من جميع أنحاء العالم بطريقة أكثر شخصية. من خلال مؤتمرات الفيديو، يمكننا رؤية الشخص الذي نتحدث معه ويمكنه رؤيتنا، مما يجعل المحادثة أكثر شخصية. لكن في نفس الوقت، هناك العديد من الطرق لإفساد مكالمة جماعية عبر الفيديو.
عدم التحقق من البيئة الخاصة بك
تأكد من أن لديك مكانًا هادئًا مع إضاءة جيدة قبل بدء مؤتمر الفيديو. إذا كان هناك الكثير من الضوضاء أو إذا كانت الإضاءة ضعيفة، فسيكون من الصعب على المشاركين الآخرين رؤيتك وسماعك. إذا كنت في بيئة صاخبة، فحاول العثور على مكان أكثر هدوءًا للرد على المكالمة. ولتجنب ردود فعل غير متوقعة في محيط بيئتك، تأكد دائمًا من الضغط على زر كتم الصوت عند الانتهاء من التحدث.
استخدام كاميرا ويب ذات جودة رديئة
إذا كانت كاميرا الويب التي تستخدمها ليست بجودة جيدة، فلن يتمكن المشاركون الآخرون من رؤيتك بوضوح. تأكد من استخدام كاميرا ويب تنتج صورًا عالية الجودة. وإذا كنت لا تستخدم سماعة رأس، فسيتمكن المشاركون الآخرون من سماع الضوضاء الصادرة عن بيئتك. قد يكون ذلك مشتتًا وقد يكون من الصعب سماع ما يقوله المشاركون الآخرون.
لغة جسد غير صحيحة
عند إجراء مؤتمرات الفيديو، من المهم أن تتأكد من أنك تبدو وتتصرف كما لو كنت في نفس الغرفة. سيساعد ذلك على خلق محادثة أكثر طبيعية وراحة. انتبه إلى لغة جسدك، وتأكد من أنك لا تعقد ذراعيك أو تبتعد عن الكاميرا. يجب عليك أيضًا الحفاظ على التواصل البصري قدر الإمكان. تأكد دائما من الاتصال بالعين مع الأشخاص الذين تتحدث معهم حتى لو كان من الغريب ينظر في جهة أخرى، هذا يدل على أنك مهتم بما يقولونه. كما يجب أيضًا أن تبتسم وتومئ برأسك لتظهر أنك تستمع لهم. إذا لم تكن متأكدًا مما يجب أن تفعله بيديك، فحاول إمساكهما أمامك أو إراحتهما في حجرك.
الزي الرسمي
هناك نقاش حول الزي المناسب، لكن الأهم عند المشاركة في مؤتمر عبر الفيديو، يجب التقديم بمظهر احترافي. ومن أجل ترك انطباع أول رائع. من المهم ارتداء ملابس مناسبة. لست مضطرًا لارتداء بدلة وربطة عنق، لكن يجب تجنب ارتداء الملابس غير الرسمية. ومع ذلك، يجب أن تدرك أن الشركات قد يكون لديها قواعد لباس مختلفة. بشكل عام، من الأفضل تجنب ارتداء الملابس التي قد تشتت الانتباه عن المحادثة.
الكاتب: سليمان المودن
