مع الانتشار الواسع للحلول السحابية، برزت Google Sheets كأداة أساسية لإدارة البيانات، خاصة في المشاريع الكبيرة التي تتطلب تعاونًا بين الفرق وتنظيمًا دقيقًا للمعلومات.
التحدي: التعامل مع الملفات متعددة الأوراق
قد يحتوي ملف Google Sheets على العشرات أو المئات من الأوراق، مما يجعل استخراج ورقة محددة لمشاركتها أو استخدامها بشكل منفصل أمرًا معقدًا، خاصة عند الرغبة في الحفاظ على سرية بقية البيانات.
الطريقة اليدوية لإنشاء ملف جديد بورقة محددة
يمكن بسهولة نقل أي ورقة إلى ملف مستقل عبر الخطوات التالية:
1. افتح ملف Google Sheets الذي يحتوي على الأوراق.
2. اختر الورقة المطلوبة من علامات التبويب أسفل الشاشة.
3. اضغط كليك يمين على اسم الورقة → اختر "Copy to" → ثم "New spreadsheet".
4. عند ظهور إشعار التأكيد، انقر على الرابط لفتح الملف الجديد.
5. لحفظ الملف في مجلد معين على Google Drive:
- اختر "File" → "Move" → ثم حدد المكان المناسب.
أتمتة المهمة باستخدام Google Apps Script
إذا كنت تقوم بهذه العملية بشكل متكرر، فإن الحل اليدوي قد يكون غير عملي. هنا يمكن الاستفادة من Google Apps Script لأتمتة المهمة:
- يُمكنك برمجة سكربت ينقل أوراقًا محددة تلقائيًا إلى ملف جديد بضغطة زر.
- هذا الحل مثالي للمهنيين الذين يعملون بملفات ضخمة، أو الفرق التي تحتاج إلى مشاركة أجزاء محددة من البيانات بشكل دوري.
لماذا يعتبر فصل الأوراق مهمًا؟
1. حماية البيانات: مشاركة المعلومات الضرورية فقط مع الأطراف الخارجية دون الكشف عن باقي المحتوى.
2. تقليل التشتيت: التركيز على البيانات المطلوبة بدلاً من التنقل بين أوراق متعددة.
3. تنظيم أفضل: أرشفة التقارير أو نتائج التحليل في ملفات منفصلة يسهل الرجوع إليها لاحقًا.
باستخدام هذه الأدوات، سواء يدويًا أو تلقائيًا، يمكن تحسين إدارة البيانات وتعزيز الأمان والكفاءة في العمل المشترك.
