استعمالك للبريد الإلكتروني بشكل يومي لا يعني أنك صرت محترفا في استخدامه في حال قد تجد بعض النقاط التي تغفل عنها في الأساس هي أخطاء كارثية يمكن أن تضع رسالتك في خانة الرسائل الغير المهمة و هذا بالفعل ما لا تريده و لا سيم إذا تعلقت الرسالة بما يخص الجانب المهني, كرسالة تحمل تقرير أو رسالة لتقديم طلب... و في ما يلي من التدوينة سنقدم لك بعض النصائح تخص بعض الأخطاء التي يغفل عنها الكثير و لا يعيرونها أية اهتمام حيث في المقابل هذه النقاط ستضع الفرق في اهتمام المتلقي برسالتك و إعطائها وقت للاطلاع على محتواها.
أخطاء يجب تجنبها عند إرسال رسالة في البريد الإلكتروني
الأخطاء اللغوية و الإملائية
من أكثر الأخطاء التي لا يبالي بها المرسل أتناء إرسال رسالته النصية من بريده الإلكتروني هي الأخطاء التي تتعلق بقواعد النحو والقواعد الإملائية الخاطئة, ولهذا السبب يعد التدقيق اللغوي والنحوي حتى للرسائل القصيرة أمرا بالغ الأهمية و لا سيما إذا كان يتعلق الأمر برسالة مهنية هنا ستضع لك الفرق, أي كلما كان محتواها الإملائي خالي من الأخطاء كلما كانت لها قيمة من طرف المتلقي... ربما ستكون اللغة العربية لا تشكل لك أية عائق لكن في حال كان الأمر يتعلق بلغة أجنبية في هذه الحال عليك بالاستعانة بأحد الخدمات للتصحيح اللغوي و الإملائي مثل خدمة Grammarly
من أكثر الأخطاء التي لا يبالي بها المرسل أتناء إرسال رسالته النصية من بريده الإلكتروني هي الأخطاء التي تتعلق بقواعد النحو والقواعد الإملائية الخاطئة, ولهذا السبب يعد التدقيق اللغوي والنحوي حتى للرسائل القصيرة أمرا بالغ الأهمية و لا سيما إذا كان يتعلق الأمر برسالة مهنية هنا ستضع لك الفرق, أي كلما كان محتواها الإملائي خالي من الأخطاء كلما كانت لها قيمة من طرف المتلقي... ربما ستكون اللغة العربية لا تشكل لك أية عائق لكن في حال كان الأمر يتعلق بلغة أجنبية في هذه الحال عليك بالاستعانة بأحد الخدمات للتصحيح اللغوي و الإملائي مثل خدمة Grammarly
التدقيق في اسم المستلم أو المتلقي
و لكي تصلك الفكرة بخصوص هذه النقطة أنه و لابد أن تدقق في أنك كتبت اسم المستلم بشكل الصحيح ضمن رسالتك, ربما سيتغاضى المتلقي عن خطأ أو خطأين إملائيين بمحتوى الرسالة لكنه لن يتساهل معك إذا كتبت اسمه بشكل خاطئ بالرسالة و هذا سينعكس عليك في قابل الأيام لذى خد حدرك إذا كنت تتعامل مع أشخاص مهنيين لا يتساهلون في الصغيرة و الكبيرة.
التأكد من البريد الإلكتروني الخاص بالمتلقي
نقطة مهمة قبل النقر على زر إرسال الرسالة هو أن تتأكد من أنك أدخلت البريد الإلكتروني الصحيح لمتلقي الرسالة لأنك لن تقبل بتات أن تصل رسالتك إلى يد متلقي ثاني عن طريق الخطء و لا سيما إذا كانت رسالة بها بعض المعلومات المهمة كبعض الإحصائيات أو المستندات ذات طابع مهني تخص المؤسسة التي تعمل بها... لذى تفقد جيدا بريد المتلقي قبل الإرسال, و هذا لن يأخذ منك سوى 15 ثانية على الأكثر إذًا لا تجعل خطء بسيط يشكل عليك خطر.
و لكي تصلك الفكرة بخصوص هذه النقطة أنه و لابد أن تدقق في أنك كتبت اسم المستلم بشكل الصحيح ضمن رسالتك, ربما سيتغاضى المتلقي عن خطأ أو خطأين إملائيين بمحتوى الرسالة لكنه لن يتساهل معك إذا كتبت اسمه بشكل خاطئ بالرسالة و هذا سينعكس عليك في قابل الأيام لذى خد حدرك إذا كنت تتعامل مع أشخاص مهنيين لا يتساهلون في الصغيرة و الكبيرة.
التأكد من البريد الإلكتروني الخاص بالمتلقي
نقطة مهمة قبل النقر على زر إرسال الرسالة هو أن تتأكد من أنك أدخلت البريد الإلكتروني الصحيح لمتلقي الرسالة لأنك لن تقبل بتات أن تصل رسالتك إلى يد متلقي ثاني عن طريق الخطء و لا سيما إذا كانت رسالة بها بعض المعلومات المهمة كبعض الإحصائيات أو المستندات ذات طابع مهني تخص المؤسسة التي تعمل بها... لذى تفقد جيدا بريد المتلقي قبل الإرسال, و هذا لن يأخذ منك سوى 15 ثانية على الأكثر إذًا لا تجعل خطء بسيط يشكل عليك خطر.
عنوان موضوع الرسالة
من المهم أن تراعي ملئ خانة عنوان الموضوع و هذا الخطأ يقع به العديد من مستخدمي البريد الإلكتروني منهم من يقومون بطرح طلبات العمل بما في ذلك الوثائق الكاملة لكن بسبب تم تجاهل عنوان الموضوع و الذي يعطي لمتلقي الرسالة فكرة مبدئية عن محتوى الرسالة فبشكل أوتوماتيكي يتجاهلها و لا يعيرها اهتمام. و في المقابل أن كتابة عنوان للرسالة لن يستغرق منك سوى 30 ثانية.
و الأمر نفسه يحصل مع العاملين أنهم يرسلون مستندات العمل لرؤسائهم لكن نقطة إغفالهم لكتابة عنوان الموضوع تجعل رسالتهم في محل غير اهتمام.
من المهم أن تراعي ملئ خانة عنوان الموضوع و هذا الخطأ يقع به العديد من مستخدمي البريد الإلكتروني منهم من يقومون بطرح طلبات العمل بما في ذلك الوثائق الكاملة لكن بسبب تم تجاهل عنوان الموضوع و الذي يعطي لمتلقي الرسالة فكرة مبدئية عن محتوى الرسالة فبشكل أوتوماتيكي يتجاهلها و لا يعيرها اهتمام. و في المقابل أن كتابة عنوان للرسالة لن يستغرق منك سوى 30 ثانية.
و الأمر نفسه يحصل مع العاملين أنهم يرسلون مستندات العمل لرؤسائهم لكن نقطة إغفالهم لكتابة عنوان الموضوع تجعل رسالتهم في محل غير اهتمام.
عنوان رسالة مرفق بكلمة عاجلة " Urgent "
هذه الخدعة لها أكل في أن تتلقى رسالتك الاهتمام الأولي في حال قام المتلقي بفرز الرسائل المستعجلة, لكن ماذا لو كانت كلمة عاجلة بالخط العريض لا أساس لها و لا تَوافق لها بمحتوى الرسالة... في هذه الحال و إن لم يكن فهناك احتمال كبير أن يقوم المتلقي بتصنيف رسائلك في خانت الغير المهتم بها و هذا بالفعل ما لا توده, لدى في هذه الحال لا تستخدم كلمة عاجلة او Urgent إلى في حالات الطارئة لتتفادى أية ردة فعل ليست في صالحك.
هذه الخدعة لها أكل في أن تتلقى رسالتك الاهتمام الأولي في حال قام المتلقي بفرز الرسائل المستعجلة, لكن ماذا لو كانت كلمة عاجلة بالخط العريض لا أساس لها و لا تَوافق لها بمحتوى الرسالة... في هذه الحال و إن لم يكن فهناك احتمال كبير أن يقوم المتلقي بتصنيف رسائلك في خانت الغير المهتم بها و هذا بالفعل ما لا توده, لدى في هذه الحال لا تستخدم كلمة عاجلة او Urgent إلى في حالات الطارئة لتتفادى أية ردة فعل ليست في صالحك.
التعبير المعقد
تزامنا مع أخطاء النحو و الإملاء نجد التعبير المعقد. في حال أنه إذا استعملت عبارات و مصطلحات سهلة الفهم لتوصل بها فكرتك سيكون أفضل خيار من أن تستعمل عبارات شبه معقدة لتثبت مدى مهنيتك أي بخلاصة أنه كلما كانت رسائلك بسيطة و مفهومة كلما كان أفضل حيث في حالها إنك تساعد المتلقي على فهم مضمونها و عدم بدل مجهود في استيعابها لينتهي المطاف برسالتك في خانة الغير مهمة, و الأمر ينطبق على منهم يتقدمون لكتابة طلبات...
استخدام الألوان و الخطوط المختلفة
لازلنا نناقش مسألة البساطة في كتابة الرسالة لنجد أيضا جانب الجمالي لا يتجلى في أن تقوم بكتابة الرسالة و إدراج بها الألوان و الخطوط المختلفة, فقط اللون الأسود يفي بالغرض إلا في الحالات الضرورية في حال كان لديك عنوان تود أن يتير الانتباه في هذه الحال قم بإدراج لون كالأحمر أو فقط اكتفي بوضع سطر, لكن تفادى الألوان الثانية لكي لا تتعب المتلقي أتناء قراءته الرسالة " ضع في علمك أن المتلقي لن يبدل جهدا لقراءة رسالتك في حال كانت غير مقروءة بشكل جيد " و كثرت الألوان أمر يتعب المتلقي.
الكاتب: بدر الدين فهيم
لازلنا نناقش مسألة البساطة في كتابة الرسالة لنجد أيضا جانب الجمالي لا يتجلى في أن تقوم بكتابة الرسالة و إدراج بها الألوان و الخطوط المختلفة, فقط اللون الأسود يفي بالغرض إلا في الحالات الضرورية في حال كان لديك عنوان تود أن يتير الانتباه في هذه الحال قم بإدراج لون كالأحمر أو فقط اكتفي بوضع سطر, لكن تفادى الألوان الثانية لكي لا تتعب المتلقي أتناء قراءته الرسالة " ضع في علمك أن المتلقي لن يبدل جهدا لقراءة رسالتك في حال كانت غير مقروءة بشكل جيد " و كثرت الألوان أمر يتعب المتلقي.
الكاتب: بدر الدين فهيم
